개인정보처리방침

1. 개인정보의 처리 목적

[홈페이지 내 프로젝트 문의]

• 문의한 프로젝트 내용 관련 연락 및 답변

2. 수집하는 개인정보의 항목 및 수집 방법

[홈페이지 내 프로젝트 문의]

• 필수 항목: 이름, 소속된 기업명 및 직책, 전화번호, 이메일 주소
• 선택 항목: 없음
• 수집 방법: 문의 버튼에서 프로젝트 문의글 작성

3. 개인정보의 처리 및 보유 기간

• 1) 입사지원 등에 관한 기록: 5년
• 2) 프로젝트 문의에 관한 기록: 1년
• 3) 그 외의 기록: 3년

4. 개인정보의 파기절차 및 파기방법

회사는 개인정보의 처리 목적이 달성되었거나 보유기간이 만료되었을 경우, 아래와 같이 복원이 불가능한 방법으로 개인정보를 파기합니다.

• 1) 전자적 파일 형태인 경우: 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제
• 2) 전자적 파일 외의 기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체인 경우: 파쇄 또는 소각

5. 개인정보의 안전성 확보 조치에 관한 사항

회사는 정보주체의 개인정보를 처리함에 있어 개인정보가 분실, 도난, 유출, 변조 또는 훼손되지 않도록 안전성 확보를 위하여 다음과 같은 조치를 취하고 있습니다.

관리적 조치

• 개인정보에 대한 접근 및 관리에 필요한 절차 등을 마련하여, 정기적인 직원 교육을 통해 본 정책의 준수를 강조하고 있으며, 이와 관련된 문제가 발견될 경우 바로 수정하고 바로 잡을 수 있도록 노력하고 있습니다.
• 개인정보 관리업무를 수행하는 자 및 업무상 개인정보의 처리가 불가피한 자를 제한하고 별도의 교육을 시행하고 있습니다.

기술적 조치

• 백신프로그램을 이용하여 컴퓨터 바이러스에 의한 피해를 방지하기 위한 조치를 취하고 있습니다.
• 해킹 등 외부 침입에 대비하여 침입차단시스템을 운영하고 있습니다.

물리적 조치

• 지문 인식, 사원증 인증을 통해 제한된 내부 임직원만 본사에 출입할 수 있도록 하고, 외부 인원 방문 시 반드시 인증된 임직원과 동행하고 있습니다.
• 본사에 임직원이 없는 경우 외부에서 침입할 수 없도록 시스템 경비 서비스를 사용하고 있습니다.

6. 개인정보의 제3자 제공에 관한 사항

회사는 수집된 개인정보를 ‘1. 개인정보의 처리 목적’에서 고지한 범위 내에서만 사용하며, 동 범위를 초과하여 이용하거나 제3자에게 공개/제공하지 않습니다. 다만, 아래의 경우에는 예외로 합니다.

• 1) 제3자에게 제공하거나 공유하는 것에 대해 정보주체가 사전에 동의한 경우
• 2) 법령의 규정에 의거하거나, 수사목적으로 법령에 정해진 절차와 방법에 따라 수사기관의 요구가 있는 경우

7. 정보주체의 권리·의무 및 그 행사방법

정보주체 및 정보주체의 법정 대리인은 언제든지 등록되어 있는 본인 혹은 당해 만 14세 미만 아동의 개인정보를 조회하거나 수정할 수 있으며 가입 해지를 요청할 수도 있습니다. 정보주체 본인 및 만 14세 미만 아동의 법정 대리인은 회사가 보유하고 있는 개인정보 처리와 관련하여 아래와 같은 권리 및 의무를 가지며 행사 방법은 하기와 같습니다.

• 1) 정보주체는 회사에 대해 서면, 전화, 전자우편, 팩스를 통해 언제든지 개인정보의 열람·정정·삭제 및 처리 정지를 요구할 수 있으며, 회사는 이에 대해 지체없이 조치할 것입니다.
• 2) 정보주체가 개인정보의 오류 등에 대한 정정 또는 삭제를 요구한 경우에는 회사는 정정 또는 삭제를 완료할 때까지 해당 개인정보를 이용하거나 제공하지 않습니다.
• 3) 개인정보 열람·정정 등 권리 행사는 정보주체의 법정대리인이나 위임을 받은 자 등 대리인을 통하여 하실 수 있습니다. 이 경우에는 개인정보보호법 시행규칙 별지 제11호 서식에 따른 위임장을 제출해야 합니다.
• 4) 정보주체는 개인정보 보호법 등 관계법령을 위반하여 회사가 처리하고 있는 정보주체 본인이나 타인의 개인정보 및 사생활을 침해해서는 안됩니다.
• 5) 행사 방법
  • 전자우편: contact@appknot.com
  • 전화: 02-702-5527
  • FAX: 02-702-5528

8. 개인정보 보호책임자

회사는 고객의 개인정보를 보호하고 개인정보와 관련한 불만을 처리하기 위하여 아래와 같이 개인정보 보호 책임자/관리자를 지정하고 있습니다.

• 개인정보 보호 책임자: 장우용 대표 (david@appknot.com)
• 개인정보 보호 관리자: 오정엽 부대표 (armand@appknot.com)

정보주체는 회사의 서비스를 이용하면서 발생하는 모든 개인정보보호 관련 민원을 개인정보 보호 책임자 및 관리자에게 신고하실 수 있습니다. 회사는 신고사항에 대해 신속하게 충분한 답변을 드릴 것입니다.

9. 영상정보처리기기 운영·관리 방침

• 1) 설치 근거 및 목적: 본사 내부 보안, 범죄 예방, 시설물 안전, 화재 예방 등을 위한 감시 및 녹화
• 2) 설치 대수: 총 18대
• 3) 설치 위치: 본사 외부 출입구, 사무실 내부, 기업부설연구소 내부
• 4) 촬영 범위: 본사 출입구 및 주요 시설물
• 5) 촬영시간: 24시간
• 6) 보관기간: 30일까지 보관
• 7) 관리 책임자: 오정엽 부대표 (armand@appknot.com)
• 8) 영상정보에 대한 접근 권한이 있는 사람: 개인정보 보호 책임자 및 관리자, 영상정보 관리 책임자
• 9) 영상 정보 보관장소: 서버실
• 10) 처리방법: 보관기간 만료 시, 자동 삭제
• 11) 영상정보 확인 방법 및 장소: 관리책임자에게 사전 요청 후 확인 가능
• 12) 정보주체의 영상정보 열람 등 요구에 대한 조치: 정보주체는 개인 영상정보에 관하여 열람 또는 존재 확인 및 삭제를 원하는 경우 언제든지 영상정보처리기기 관리책임자에게 요구하실 수 있습니다. 단, 귀하가 촬영된 개인영상정보 및 명백히 정보주체의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요한 개인영상정보에 한합니다.
• 13) 영상정보 보호를 위한 안전성 확보 조치
  • 내부관리계획 수립
  • 접근통제 및 권한제한
  • 영상정보의 안전한 저장
  • 처리기록 보관

10. Appknot Trace(회의 기록 서비스) 관련 개인정보 처리

회사는 사내 회의 기록 서비스 「Appknot Trace」(이하 “Trace”)를 운영하며, Trace 이용 과정에서 아래와 같이 개인정보를 처리합니다. 본 항목은 앞선 1~9항에 우선하여 Trace 서비스에 적용됩니다.

1) 처리 목적

• 회의 음성의 녹음·업로드, 자동 전사(받아쓰기) 및 요약 생성
• 회의록의 보관·열람·공유 및 코멘트 기능 제공
• 서비스 이용에 필요한 본인 인증 및 접근 권한 관리

2) 수집·처리하는 항목

• 계정 정보(앱노트 포털 OIDC 로그인 연동): 이름, 이메일 주소, 직책·팀, 프로필 이미지, 메신저(Slack) 식별자
• 회의 콘텐츠: 이용자가 녹음·업로드한 회의 음성 파일, 음성에서 생성된 전사 텍스트 및 요약, 회의 메모, 참석자 이름, 회의에 작성한 코멘트
• 이용 기록: 회의 생성·처리 상태 등 서비스 운영에 필요한 기록

3) 처리 방법 및 위탁·국외 이전

회사는 Trace 서비스 제공을 위해 아래와 같이 개인정보 처리를 위탁하며, 일부 처리는 국외에서 이루어집니다. 각 수탁사는 해당 처리 목적 범위 내에서만 정보를 이용합니다.

• 회의 음성·파일 저장: Amazon Web Services(AWS S3, 비공개 버킷) — 저장 리전: 대한민국(서울)
• 음성 전사(STT): 리턴제로(RTZR) — 회의 음성을 텍스트로 변환
• 요약 생성(AI): OpenRouter 등 생성형 AI 처리 사업자 — 전사 텍스트 기반 요약 생성(국외 이전: 미국)
• 작업 큐 처리: Upstash(QStash) — 전사·요약 작업 전달(국외 이전: 미국)
• 알림 발송(선택): Slack — 회의 진행 상황 알림

4) 보유 및 파기

• 회의 음성·전사·요약 등 회의 콘텐츠는 이용자 또는 권한 있는 관리자가 삭제하거나 회사의 보관 정책에 따라 보유기간이 만료될 때까지 보관합니다.
• 삭제 시 데이터베이스 기록과 클라우드 스토리지(S3)의 음성 파일을 복원이 불가능한 방법으로 파기합니다.

5) 접근 권한 및 안전성 확보

• 회의 콘텐츠는 회의 생성자, 해당 회의가 연결된 프로젝트의 구성원, 그리고 시스템 관리자만 접근할 수 있도록 접근을 통제합니다.
• 저장된 음성 파일은 비공개로 관리되며, 만료되는 서명 URL을 통해서만 일시적으로 접근됩니다. 외부 공유 링크는 발급자가 만료 기간을 지정하거나 언제든지 해제할 수 있습니다.

11. 개인정보 처리방침 변경 사항

본 『개인정보 처리방침』은 2023년 1월 10일 개정 및 시행되었습니다.

• v1.1 (2023년 1월 10일): 개인정보 처리방침 시행
• v1.2 (2026년 6월 29일): Appknot Trace(회의 기록 서비스) 관련 개인정보 처리 항목 추가